Приём сотрудника в 1С Бухгалтерия 8.3 пошагово: документы, карточка, приказ — и как заполнить карточку по фото

Приём сотрудника в 1С:Бухгалтерии 8.3 — это четыре действия, и три из них программа делает за вас. Ручным остаётся первое: карточка физлица, куда с четырёх документов переписывают 21 поле. Ниже — порядок по шагам, где что искать в интерфейсе, какие ошибки всплывают потом в отчётности, и как заполнить карточку по фото документов за минуту.

Какие документы собрать до приёма

Перечень закрыт законом: при заключении трудового договора работник предъявляет паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (кроме первого в жизни трудоустройства); документ о регистрации в системе персонифицированного учёта — по сути СНИЛС, в том числе электронный; документы воинского учёта — для военнообязанных; документ об образовании — если работа требует специальных знаний. Требовать что-то сверх этого запрещено той же статьёй — статья 65 ТК РФ.

ИНН в перечне нет, но карточка сотрудника в 1С без него неполная: по ИНН программа ищет физлицо в базе, по нему же идут справки о доходах. На практике кадровик просит четыре листа: разворот паспорта, страницу со штампом регистрации, СНИЛС и свидетельство ИНН. Этого хватает на все обязательные поля карточки.

Шаг 1. Включить кадровый учёт и открыть карточку сотрудника

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровые документы появляются только при полном кадровом учёте. Проверьте: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты → Кадровый учёт → Полный. При упрощённом учёте документа «Приём на работу» в меню не будет — это самая частая причина вопроса «где в 1С кадровые документы».

Дальше: Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать. Открывается карточка сотрудника. Записывать её заранее не нужно: сначала заполняются данные, потом одна кнопка «Записать».

Шаг 2. Заполнить физлицо: ФИО, паспорт, адрес, СНИЛС, ИНН

Сотрудник в 1С — это связка двух карточек. Физическое лицо хранит ФИО, дату и место рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адреса и гражданство. Сотрудник — это физлицо в конкретной организации: табельный номер, дата приёма, подразделение, должность. Один человек может быть двумя сотрудниками (основное место и совместительство), но физлицо у него одно.

Когда вы вводите ФИО нового сотрудника, 1С предлагает найти уже существующее физлицо. Соглашайтесь, если человек уже работал в организации или числится как контрагент-физлицо: второе физлицо на того же человека — дубль, который потом раздваивает справки о доходах и сведения в СФР.

Что заполняется с документов:

• ✓Паспорт: серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Вводится в разделе «Документ, удостоверяющий личность». «Кем выдан» переписывается дословно, как в паспорте, — это поле уходит в договор и в отчётность.
• ✓Адрес регистрации: по полям адресного классификатора — регион, город, улица, дом, корпус, квартира. Адрес одной строкой в поле «Комментарий» программа не разберёт: справки и отчёты возьмут пустой адрес.
• ✓СНИЛС и ИНН: по 11 и 12 цифр. 1С проверяет контрольные числа и подсветит опечатку, но не отличит «правильный чужой» номер от номера этого человека.
• ✓Гражданство: для гражданина РФ — Россия; для иностранного сотрудника дополнительно статус (временно пребывающий, временно или постоянно проживающий) — от него зависят взносы. Пакет иностранца разбирается отдельно: документы иностранного работника в 1С.

Шаг 3. Провести документ «Приём на работу» и напечатать приказ

Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Приём на работу. В документе: организация, сотрудник, дата приёма, подразделение и должность, вид занятости (основное место или совместительство), количество ставок, график работы, начисления (оклад или тариф) и порядок аванса. Если сотрудник принимается по срочному договору — укажите дату окончания.

После проведения из документа печатаются «Приказ о приёме на работу» (форма Т-1) и «Трудовой договор». Обе формы берут ФИО, паспорт и адрес из карточки физлица: то, что введено на шаге 2, попадает в договор без вторичного набора. Ошибка в серии паспорта здесь уже не исправляется — она печатается.

Шаг 4. Отправить сведения о приёме в СФР

По проведённому приёму 1С формирует сведения о трудовой деятельности — подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — и отправляет их через 1С-Отчётность. Программа сама предложит создать отчёт по кадровому событию; срок подачи и статус отправки видны в календаре 1С-Отчётности. Если СНИЛС или ФИО в карточке не совпадают с базой фонда, сведения вернутся с ошибкой — и это первый момент, когда опечатка шага 2 становится видимой.

Где всплывают ошибки ручного ввода

Карточку заполняют один раз, а читают из неё все последующие документы. Поэтому опечатка обнаруживается не при вводе, а там, где её цена выше.

Как заполнить карточку по фото документов за минуту

Шаг 2 можно не набирать. Паспортный сервис ставит в типовую карточку сотрудника кнопку «Распознать документы»: кадровик выбирает четыре фото — паспорт, прописку, СНИЛС, ИНН — и через 1–1,5 минуты физлицо, документ и адрес по полям классификатора заполнены. Рукописный паспорт читается, а ФИО и дата рождения сверяются с печатными СНИЛС и ИНН: совпали два источника из трёх — поле записано, разошлись — предупреждение перед записью. Кнопку «Записать» по-прежнему нажимает человек. Как это выглядит в базе и что попадает в карточку — на странице документы нового сотрудника в 1С одним пакетом; сам сервис, тарифы и правила записи — распознавание паспорта в 1С.

Порядок приёма при этом не меняется: шаги 1, 3 и 4 остаются теми же. Меняется только источник данных для карточки — фото вместо клавиатуры, и проверка происходит до записи, а не после ответа фонда.

Что проверить, если сотрудник уже был в базе

Повторный приём (человек уволился и вернулся) или перевод с совместительства на основное место — не новое физлицо. Найдите его через «Сотрудники → Создать → выбрать существующее физлицо» и проверьте паспорт: если документ сменился, добавьте новую запись с датой выдачи, не затирая старую — история документов физлица нужна для справок за прошлые периоды. Если кадровый учёт в вашей базе настроен нестандартно или начисления сложнее оклада, это разбирается в рамках сопровождения 1С; для организаций без своего сервера карточки и приём работают так же в 1С в аренду.

❓ Частые вопросы

Где в 1С Бухгалтерии 8.3 документ «Приём на работу»?

Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Приём на работу. Пункт появляется только при полном кадровом учёте: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты → Кадровый учёт → Полный.

Нужно ли заводить физлицо отдельно от сотрудника?

Нет: при создании сотрудника 1С сама создаёт физлицо или предлагает выбрать существующее. Выбирайте существующее, если человек уже работал в организации или числится контрагентом, — иначе появится дубль, который раздваивает справки и сведения в СФР.

Как напечатать приказ о приёме и трудовой договор?

Из проведённого документа «Приём на работу»: кнопка «Печать» → «Приказ о приёме (Т-1)» и «Трудовой договор». Данные берутся из карточки физлица, поэтому паспорт и адрес должны быть заполнены до печати.

Можно ли заполнить карточку сотрудника по фото паспорта?

Да. Паспортный сервис ставит в карточку сотрудника кнопку «Распознать документы»: по фото паспорта, прописки, СНИЛС и ИНН заполняются физлицо, документ и адрес по полям классификатора за 1–1,5 минуты. Кнопку «Записать» нажимает кадровик.

Какие документы работник обязан предъявить при приёме?

Паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (кроме первого трудоустройства), СНИЛС, документы воинского учёта — для военнообязанных, документ об образовании — если работа требует специальных знаний (статья 65 ТК РФ). Требовать документы сверх перечня запрещено.