Сканы документов в 1С: три способа хранить PDF и не раздуть базу

Сканы и PDF в 1С лучше хранить на томах хранения файлов: документ остаётся в базе, а сам файл лежит в папке на диске сервера. База не раздувается, ночная копия не растёт с каждым УПД, а скан по-прежнему открывается из карточки документа. Хранить PDF внутри базы можно, но только пока архив небольшой.

Бэкап, который не успевает до утра 📂

В бухгалтерии третий год к каждому поступлению прикрепляют скан УПД. В первый год никто ничего не замечал. На третий ночное копирование базы стало дотягиваться до восьми утра, а в день закрытия месяца база подвисает, стоит кому-то запустить тяжёлый отчёт.

Сотрудники не сделали ничего неправильного: прикрепление файла к документу работает с первого дня. Но пока тома хранения не настроены, файл уходит прямо в таблицы информационной базы, поэтому каждый скан увеличивает и саму базу, и каждую её резервную копию.

Если копия не успела завершиться, утром вы работаете без свежего бэкапа. Если базу нужно восстанавливать после сбоя, вместе с данными разворачивается весь архив сканов, и бухгалтерия стоит, пока он копируется. В квартальную отчётность, когда база и так нагружена, такой простой выпадает на самые неудобные дни.

Признаки, что база уже перегружена сканами

• ✓ночная копия заканчивается заметно позже, чем год назад;
• ✓файл базы растёт быстрее, чем число документов;
• ✓при закрытии месяца база подвисает, хотя пользователей не прибавилось;
• ✓тестовое восстановление копии занимает столько, что его перестали проверять.

Считаем: сколько весят сканы за пять лет 🧮

Первичные документы нужно хранить не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Значит, архив накапливается минимум пять лет, и это нижняя граница для расчёта.

Возьмём допущение: 300 сканов в месяц, файл примерно по 1 МБ. Чёрно-белый скан укладывается в такой размер, цветной в хорошем разрешении весит в несколько раз больше. Получается 300 МБ в месяц, 3,6 ГБ в год и 18 ГБ за пять лет.

Сам архив невелик. Дело в копиях. При полных ночных копиях и хранении 14 последних одни только сканы занимают в резерве около 250 ГБ, и эти гигабайты каждую ночь идут по сети и пишутся на диск. Цифры условные: ваши зависят от потока документов и настроек сканера. Принцип от этого не меняется: размер архива умножается на число хранимых копий.

Три способа хранить PDF и что каждый делает с копией базы

На практике вариантов три, плюс связка с распознаванием. Сравним их по двум признакам: что происходит с резервной копией и насколько файл остаётся связан с документом.

Ссылка на сетевую папку выглядит удобной, пока папку не переименовали или не переехали на другой сервер: пути в базе остаются прежними, а файлов по ним уже нет. Хранение внутри базы подходит для мелких вложений вроде шаблонов и логотипов. Для потока сканов малому и среднему бизнесу обычно нужны тома.

Четвёртая строка добавляет к томам один шаг: бухгалтер не набирает поступление руками и не прикрепляет скан, документ создаётся из самого скана. Это способ загрузки, а не хранения, но выбирать его удобно сразу вместе с томами: поток входящих УПД растёт, и ручной ввод растёт вместе с ним.

Заблуждение: файлы на диске остаются без защиты

Первое возражение звучит так: вынесем файлы из базы, они потеряют права доступа 1С, а папку кто-нибудь откроет проводником. Справедливо наполовину.

Права 1С сохраняются: сотрудник открывает файл через карточку документа, а читать каталог тома напрямую должна только служебная учётная запись сервера 1С. Если папку оставили открытой для всех «для удобства», защиты действительно нет. Поэтому после настройки мы первым делом проверяем права на каталог.

Для сканов кадровых документов это вопрос закона. Паспорта и СНИЛС относятся к персональным данным, а 152-ФЗ обязывает оператора защищать их от неправомерного доступа (ст. 19). Открытая всем сетевая папка с такими сканами этим требованиям не соответствует.

Второе возражение: тома легче потерять. Тоже верно, если копировать только базу. Каталог тома копируется отдельно, и база, восстановленная без него, будет ссылаться на файлы, которых нет: часть документов откроется с ошибкой. Копии базы и тома нужно снимать в одно окно и хранить вместе.

Перенос на тома по шагам 🛠️

Порядок для базы, где сканы уже лежат внутри. Рабочую базу трогаем только в нерабочее время.

1. ✓Снимите полную копию базы и разверните её отдельно, чтобы убедиться, что она рабочая. Переносить файлы без проверенной копии нельзя.
2. ✓Выделите под тома отдельный диск или раздел вне каталога базы. Объём считайте от потока документов минимум за пять лет с запасом; общие требования к серверу есть в системных требованиях 1С.
3. ✓Закройте каталог тома: права должны остаться только у учётной записи, под которой работает сервер 1С.
4. ✓Создайте том в справочнике «Тома хранения файлов» и включите размещение новых файлов на нём.
5. ✓Сначала прогоните штатный перенос уже загруженных файлов на развёрнутой копии и проверьте выборкой: откройте из карточек десятки сканов за разные годы.
6. ✓Повторите перенос на рабочей базе ночью или в выходные: пока он идёт, база нагружена.
7. ✓Включите копирование каталога тома в то же окно, что и копию базы.
8. ✓Освободите место: файл базы сам не уменьшится. На SQL Server нужно сжатие файлов базы, в PostgreSQL выполняют VACUUM FULL, в файловой базе делают выгрузку и загрузку информационной базы.

Что поправить в самих сканах до загрузки

Тома решают проблему объёма, но порядок в именах не наведут. Файл «scan_0045.pdf» через год не найдёт никто, включая того, кто его создал.

• ✓Называйте файл по схеме «тип, номер, дата, контрагент», например «УПД 1284 от 12.03 Ромашка.pdf».
• ✓Один документ делайте одним файлом. Пакет из десятков страниц открывается долго и не привязывается к конкретному поступлению.
• ✓Сканируйте в PDF, а не в серию JPG: страницы собираются в один файл.
• ✓Выбирайте серый или чёрно-белый режим и разрешение около 300 dpi: текст читается и человеком, и сервисом распознавания, а файл не раздувается цветом.
• ✓Ограничьте удаление файлов правами доступа в 1С: удалять скан должен ответственный, а не любой пользователь, который его открыл.

Перенос на тома решает хранение, а загрузка остаётся прежней: если сканы прикрепляют вручную по одному, бухгалтерия так же тратит время в конце месяца. Как PDF попадают в карточки документов автоматически, описано на странице загрузка PDF в 1С. Если основной поток составляют входящие УПД, скан можно не прикреплять к готовому документу, а создавать документ поступления из самого скана: распознавание УПД из скана стоит от 3900 руб/мес.

Что делаем мы и сколько это стоит

Мы настраиваем тома, права и копирование как одну задачу, поэтому каталог тома, учётная запись сервера и расписание бэкапа не расходятся между разными исполнителями. Перед работами снимаем копию, сначала переносим файлы на ней и показываем бухгалтерии, как открываются сканы разных лет, и только потом трогаем рабочую базу.

• ✓Сервер 1С в аренде стоит от 1 100 ₽/мес за пользователя. Под тома мы выделяем отдельный диск, а каталог тома входит в то же расписание копирования, что и база.
• ✓Настройка томов, перенос, права и копирование на вашем сервере идут по ставке сопровождения 1С и сисадмина: 3800 руб/час. Сколько часов уйдёт, зависит от объёма файлов и конфигурации, число называем после просмотра базы.
• ✓Распознавание УПД из скана стоит от 3900 руб/мес.
• ✓Нестандартную логику, например раскладку сканов по договорам по номеру в имени файла, делаем как доработку 1С и считаем отдельно.

Актуальные условия собраны на странице цены и тарифы. Чтобы назвать срок и число часов, нам нужны три вещи: конфигурация, размер присоединённых файлов в базе и место, где сейчас хранятся копии.

❓ Частые вопросы

Можно ли хранить PDF прямо в базе 1С?

Можно. Пока тома хранения не настроены, присоединённые файлы 1С лежат прямо в информационной базе. Для небольшого архива это работает. Когда ночная копия начинает затягиваться, а база подвисает при закрытии месяца, файлы переносят на тома: документы остаются привязанными, а база и копии становятся компактнее.

Что такое тома хранения файлов в 1С?

Это механизм, при котором сам файл лежит в каталоге на диске сервера, а в базе остаётся запись о нём: имя, размер, привязка к документу. Пользователь открывает скан из карточки так же, как раньше. Каталог тома нужно закрыть от обычных пользователей и копировать отдельно от базы.

Сколько места нужно под архив сканов УПД?

Умножьте число сканов в месяц на средний размер файла и на 60 месяцев хранения, потом на число хранимых копий. Пример: 300 сканов по 1 МБ дают около 18 ГБ за пять лет, а при 14 полных копиях в резерве нужно около 250 ГБ. Цветные сканы весят больше.

Сколько стоит перенести сканы из базы 1С на тома хранения?

Работа идёт по ставке сопровождения 1С и сисадмина: 3800 руб/час. Сколько часов потребуется, зависит от конфигурации, объёма файлов и текущего копирования, поэтому мы называем число после просмотра базы. Если базу нужно разместить на нашем сервере, он стоит от 1 100 ₽/мес за пользователя.

Сколько лет хранить сканы первичных документов?

Первичные документы хранят не менее пяти лет после отчётного года по закону 402-ФЗ. Скан в 1С не заменяет бумажный оригинал, если документ получен на бумаге: он нужен для быстрого поиска и проверки. Поэтому сканы накапливаются минимум пять лет, и место под них закладывают заранее.