Новый паспорт сотрудника в 1С: как заменить, не стерев старый

Чтобы обновить паспорт сотрудника в 1С и не потерять историю, не правьте старую запись: добавьте новый документ физлица с датой выдачи нового паспорта. Старый паспорт останется в истории и подтянется в документы за прошлые периоды. Создавать второго физлица нельзя: сломаются НДФЛ и отчётность.

Почему при смене паспорта в 1С теряется история 🔍

Конец квартала, кадровик получает от менеджера новый паспорт: в 45 лет документ меняют планово. Карточка физлица открыта, старые серия и номер перед глазами, и кадровик вбивает новые поверх. Пять минут, ничего не подсвечено красным. Логика понятна: паспорт у человека один, зачем хранить два.

Но 1С хранит документы физлица как историю, у каждой записи своя дата. Правка поверх затирает прошлое. Через месяц бухгалтер печатает справку за прошлый год, и в ней стоит номер паспорта, которого у сотрудника тогда ещё не было. Налоговая при сверке находит такое расхождение без труда.

Вторая типовая история жёстче. Сотрудник сменил фамилию и паспорт, кадровик ищет карточку по новым данным, не находит и заводит нового физлица. Теперь в базе двое. Но доход считается по физлицу: зарплата лежит в одной карточке, отпускные в другой, налоговая база делится пополам. Поэтому НДФЛ считается с неполной базы, а повышенная ставка прогрессивной шкалы включается позже, чем должна.

Чем это грозит компании

Недоудержанный налог придётся доудерживать из следующих выплат и пересдавать расчёты. Если ошибку первой найдёт инспекция, штраф по статье 126.1 НК РФ составит 500 ₽ за каждый документ с недостоверными сведениями. Выявите ошибку сами и подайте уточнённые данные до проверки, штрафа не будет. Есть и менее заметная потеря: бухгалтерия тратит день на то, чтобы понять, в какой карточке и на какую дату данные разошлись.

Как заменить паспорт сотрудника в 1С и сохранить историю ✅

Основания для новой записи бывают разными: замена в 20 и 45 лет, смена фамилии, утеря или порча документа, исправление неточности в записях. Для 1С разницы нет, каждый случай означает новый документ с новой датой выдачи. Порядок одинаковый для Бухгалтерии и ЗУП, названия пунктов в карточке немного различаются.

1. ✓Найдите существующую карточку физлица по ИНН или СНИЛС, а не по фамилии. Фамилия могла измениться, и поиск по ней даст пустой результат.
2. ✓Откройте документ, удостоверяющий личность, и не меняйте в нём ни одного поля.
3. ✓Добавьте новую запись: тип «Паспорт гражданина РФ», серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения.
4. ✓В качестве даты записи поставьте дату выдачи нового паспорта, а не день, когда данные внесли. Тогда документы прошлых периодов останутся со старым паспортом, а новые возьмут новый.
5. ✓Откройте историю документов и проверьте, что обе записи на месте, а старый паспорт действует до даты выдачи нового.

Если у сотрудника изменилась фамилия

В карточке физлица у ФИО своя история изменений. Сначала добавьте запись об изменении фамилии с датой, с которой она действует, потом вносите паспорт. Тогда ведомости и договоры прошлых лет сохранят прежнюю фамилию, а новые документы возьмут актуальную.

Если в паспорте была опечатка

Опечатку правят в той же записи: паспорт тот же, ошибся вводивший. Сверьтесь со сканом или самим документом. Если запись создали давно и по ней уже что-то оформлено, скажите бухгалтеру: возможно, придётся перепечатать документы.

Какой способ выбрать: правка, новая запись или новое физлицо

Ниже четыре способа внести новый паспорт и то, что каждый из них оставляет в базе.

Удалять старую запись после замены не нужно, даже если она выглядит лишней. Прошлые документы ссылаются на неё по дате, а при запросе налоговой по прошлому году понадобится именно тот паспорт, который действовал тогда.

Что делать, если ошибка повторяется 🔁

Разовая правка не поможет, если через квартал другой сотрудник отдела кадров сделает то же самое. Ошибка возвращается по понятным причинам.

• ✓Право менять документы физлиц есть у всех, кто работает с кадрами, и в спешке запись просто переписывают.
• ✓Паспорт вводят руками с бумаги или с фото из мессенджера: цифры путаются, и ошибочную запись «поправляют по-быстрому», не разбираясь, новый это документ или опечатка.
• ✓В базе уже лежат дубли, и следующий кадровик находит «не ту» карточку и дописывает данные в неё.

Как разобрать накопившиеся дубли

1. ✓Сделайте резервную копию базы: объединение карточек нельзя откатить.
2. ✓Запустите обработку «Поиск и удаление дублей» из типовой конфигурации и укажите справочник «Физические лица».
3. ✓Основной оставьте ту карточку, где история начислений и кадровых документов, остальные подтвердите к замене.
4. ✓Проверьте налоговую базу по НДФЛ и расчёты с сотрудником за годы, когда карточек было две. Если расхождения есть, пересчитайте и подайте уточнённые данные.

Если дублей десятки, а отчётность уже подходит, кадровику это не по силам между приёмом и увольнениями. Чистку берут на себя специалисты по сопровождению 1С, у нас час работы стоит 3800 руб. Сколько часов уйдёт, зависит от числа карточек и состояния базы.

Как предотвратить потерю истории при смене паспорта 🛡️

Правила на бумаге держатся до первой сдачи отчёта, поэтому опирайтесь на то, что база не даст нарушить.

Уберите ручной ввод. Распознавание паспорта в 1С берёт данные с фото или скана разворота, а кадровик сверяет готовые поля, а не набирает каждое. Опечаток в серии и номере становится меньше, а значит, меньше и правок задним числом.

Закрепите одно правило. В регламенте кадровой службы напишите: замена паспорта означает новую запись с датой выдачи, правка старой допустима только при опечатке и после сверки с документом.

Ограничьте права. Менять записи прошлых периодов в документах физлиц должен не каждый пользователь, права на регистр настраиваются профилями доступа. Если нужно больше, например запретить правку записи, по которой уже есть начисления, или показывать предупреждение при создании физлица с существующим ИНН, это делается доработкой 1С: проверка срабатывает при записи и не даёт совершить ошибку.

Следите за сканами. Паспорт — персональные данные, и 152-ФЗ обязывает оператора защищать их. Сканы, которые кадровик пересылает бухгалтеру в мессенджере или складывает в общую папку, создают риск утечки. Храните их в закрытом хранилище, а в базу передавайте распознанные поля.

Что проверять раз в квартал

• ✓Карточки физлиц с одинаковыми ИНН или СНИЛС: это дубли, которые лучше объединить, пока по ним не ушла отчётность.
• ✓Сотрудники, которым за квартал исполнилось 20 или 45 лет: паспорт нужно заменить в течение 90 дней после дня рождения, и в истории документов у них должна появиться новая запись.
• ✓Физлица без ИНН или СНИЛС: их нечем сверить, и именно по ним чаще всего заводят вторую карточку.

Как работает распознавание паспорта в 1С и сколько это стоит

Паспортный сервис для 1С:Бухгалтерии читает скан или фото разворота и переносит в карточку физлица серию, номер, кем и когда выдан, код подразделения, место рождения. Кадровик сверяет поля с документом и записывает паспорт новой записью с датой выдачи. Сервис собран под карточку физлица 1С:Бухгалтерии, поэтому данные попадают туда, где их потом берут отчёты и печатные формы, а не в отдельный файл, который приходится переносить.

Распознавание закрывает только ввод. Правку старых записей и дубли закрывают права доступа и доработка, и обе части делает одна команда, без поиска второго подрядчика.

Стоимость сервиса и подключения смотрите на странице цен и тарифов. Разовую чистку дублей и настройку прав считаем по ставке сопровождения 1С и системного администрирования: 3800 руб/час.

Начните с проверки: откройте справочник физлиц и найдите карточки с одинаковыми ИНН или СНИЛС. Если такие есть, ошибка уже случилась, и лучше найти её до сдачи следующего отчёта.

❓ Частые вопросы

Можно ли просто исправить серию и номер паспорта в карточке физлица в 1С?

Только при опечатке в вводе. Если сотрудник получил новый паспорт, правка старой записи стирает прошлый документ, и печатные формы за прошлые периоды покажут паспорт, которого тогда не было. При замене добавляйте новую запись с датой выдачи, старая остаётся в истории. Правило простое: опечатку правим, замену документа добавляем.

Что делать, если сотрудника случайно завели в 1С дважды?

Не удаляйте карточку вручную. Сделайте резервную копию, найдите дубли обработкой «Поиск и удаление дублей» и объедините карточки, выбрав основной элемент с историей начислений. Затем проверьте налоговую базу по НДФЛ и при необходимости пересдайте отчётность. Если дублей много, разбор удобнее отдать специалисту по сопровождению 1С.

Как хранить сканы паспортов сотрудников, чтобы не нарушить 152-ФЗ?

Паспортные данные относятся к персональным данным. Храните сканы в закрытом хранилище с ограниченным доступом, а не в общей папке или мессенджере. Ведите перечень тех, кто имеет доступ. Сроки хранения и удаления зависят от цели обработки и вида кадровых документов, их уточняйте у юриста.

Сколько стоит помощь с настройкой карточек физлиц и чисткой дублей в 1С?

Сопровождение 1С и системное администрирование у нас стоит 3800 руб/час. Разовую чистку дублей и настройку правил ввода паспортов считаем по этой же ставке. Сколько часов понадобится, зависит от числа дублей и состояния базы, поэтому точную оценку дают после знакомства с базой. Тарифы на остальные услуги собраны на странице цен.

Нужно ли менять паспорт в 1С, если у сотрудника сменилась фамилия?

Да. Фамилию и паспорт вносят раздельно, каждое с датой, с которой оно действует. В карточке физлица у ФИО своя история изменений, поэтому не переписывайте фамилию в наименовании, а добавьте запись об изменении. Тогда ведомости и договоры прошлых лет сохранят прежнюю фамилию, а новые документы возьмут актуальную.