Пришло не то, не столько или не по той цене — и это видно ровно один раз, в момент приёмки. Дальше документ уходит в учёт, счёт уходит в оплату, а разница всплывает в конце квартала, когда спорить уже поздно.
Сколько ваших приходов за прошлый месяц разошлись с заказом хотя бы на рубль?
Не «бывает иногда» и не отговорка про хороших поставщиков. Число. Если его нет, то и утверждать, что расхождений мало, не на чем — их просто никто не считал.
Число есть
Тогда вы уже знаете, у каких поставщиков оно копится, и разговор пойдёт сразу про правила и допуски.
Числа нет
Обычная ситуация. Расхождения ловят выборочно и на память, поэтому «у нас всё нормально» невозможно ни подтвердить, ни опровергнуть.
Наш ответ
Обследование даёт это число по каждому поставщику за период — на данных вашей же базы, до того как что-то менять. Не обещание посмотреть и сказать.
Сдачу вы пересчитываете. Поставку — подписываете
Касса в магазине
Вам дают сдачу, и вы пересчитываете её при кассире. На сто рублей, при свидетелях, не стесняясь. Потому что потом не докажешь.
Приёмка на складе
Приходит машина на два миллиона, кладовщик расписывается за накладную и идёт дальше. Сверить цену в счёте с ценой в заказе — некогда и негде.
Строка в акте — единица счёта. Не то, что вы покупаете
В смете стоят часы и участки, потому что их можно пересчитать. Но покупается другое: счёт не уходит в оплату, пока он не сошёлся с заказом и поступлением. Один раз настроенное правило работает на каждом приходе дальше, без нас.
Заказ
Что и по какой цене вы согласились купить.
Поступление
Что реально приехало и легло на склад.
Счёт
За что просят денег. Третий документ — и обычно самый расходящийся.
Допуск
На сколько можно разойтись, чтобы не звать человека по каждому рублю.
Сравнивать нас по цене часа — нормально, это работа закупщика. Поэтому вот строка, которую стоит спросить у любого, кто предложит дешевле: что именно происходит, когда допуск превышен — счёт блокируется или просто подсвечивается жёлтым.
Три документа обязаны сойтись до платежа
Принцип не наш — он отраслевой. Дословно с источника: «before any invoice is paid, the system must confirm that three independent documents agree: The purchase order —what you agreed to buy, at what price … The receiving report —what actually arrived at the dock or got logged into inventory». Там же прямо сказано, ради чего: «That single change typically eliminates the bulk of overpayments, price creep, and "phantom delivery" fraud». Источник — Beancount.io, разбор трёхсторонней сверки.
Обследование участка
Считаем по вашей базе: сколько приходов разошлось, на какую сумму, у кого. 45 000 ₽ фиксированно.
Правила и допуски
Что считать расхождением, а что округлением. Отдельно по цене, количеству и НДС.
Блокировка и очередь
Счёт с расхождением не уходит в оплату, а встаёт в очередь исключений с указанием, что именно не сошлось.
Обучение приёмки
Кладовщик и снабженец должны понимать, что делать с красным. Иначе правило обойдут в первую же неделю.
Соберите состав — цена посчитается сама
Ничего не выбрано заранее. Стартовая сумма — ровно та, что в первом экране: обследование и ничего больше.
Часы считаются по базовой ставке 3 800 ₽ — той же, что и в остальных наших разовых работах по 1С.
Минус половина цены — минус половина контроля. Что вычёркиваем?
Отвечаем составом, а не скидкой. На каждой ступени видно, что именно перестаёт работать.
Полный состав — 204 600 ₽
Обследование, правила и допуски, блокировка оплаты с очередью исключений, обучение приёмки.
Без обучения — 181 800 ₽
↓ исчезает: понимание у людей. Правило есть, но красный экран начинают обходить — и через месяц контроль формально работает, а фактически нет.
Без блокировки — 105 800 ₽
↓ исчезает: сам стоп. Расхождение видно, но платёж всё равно уходит — это уже не контроль, а отчёт постфактум.
Только обследование — 45 000 ₽
↓ исчезает: любые изменения. Вы получаете число расхождений по поставщикам и решаете, что с ним делать — хоть своими силами.
Обследование вычеркнуть нельзя. Настраивать допуски, не зная, какие расхождения у вас реально бывают, — значит придумать пороги из головы, и первый же месяц их сломает.
Часть этого 1С уже умеет — и это стоит знать до разговора
В 1С:УНФ начиная с версии 1.6.20 есть сверка поступления с заказом. Дословно: «В режиме проверки расхождений добавлена возможность наглядно сравнить количество и суммы по заказу с реально поступившим товаром». И дальше: «Новая опция поможет сотрудникам оперативно принимать товар и не выявлять ошибки, совершенные поставщиками при отгрузке».
Что есть в типовой
Сверка двух документов — заказ и поступление. Смотрит человек, в момент приёмки, если вспомнит открыть режим.
Чего в типовой нет
Третьего документа — счёта. Цена в счёте может отличаться от цены в заказе, и типовая сверка этого не увидит: она про количество и суммы поступления.
И нет блокировки
Даже увиденное расхождение ничего не останавливает. Платёж уходит своим маршрутом, если его никто не придержал руками.
Источник цитат — описание контроля расхождений в 1С:УНФ. Если вам хватает двусторонней сверки — берите типовую, это честнее, чем продавать вам проект.
То, что спрашивают до договора
Что входит в обследование за 45 000 ₽?
У нас нет заказов поставщикам, работаем по счетам. Это подходит?
Мы уже распознаём УПД. Это то же самое?
Что происходит, когда расхождение найдено?
А согласование самих счетов вы тоже делаете?
Сколько стоит час сверх сметы?
Возьмите последний крупный приход и сверьте счёт с заказом руками.
Сошлось — вам это не нужно. Не сошлось — вы только что нашли первое расхождение из тех, что никто не считал.Назовите конфигурацию и число приходов в месяц
Вернёмся со сметой за 1 рабочий день. Голосом — +7 906 045 28 27, письмом — sale@ukved.ru.
Назовите конфигурацию 1С и число приходов в месяц — вернёмся со сметой за 1 рабочий день.
Получить сметуИли сразу голосом — +7 906 045 28 27, письмом — sale@ukved.ru.
Нажимая кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и подтверждаете ознакомление с политикой конфиденциальности.
Остались вопросы? Нужна помощь?
Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы, произведут расчет стоимости услуг и подготовят индивидуальное коммерческое предложение.
Бесплатная консультация