Самозанятый упёрся в 2,4 млн ₽: как учесть переходный режим в 1С

Переходный режим самозанятого в 1С учитывают по датам. Внесите в карточку исполнителя период действия НПД, сверяйте накопленные выплаты с лимитом 2,4 млн ₽ и после смены режима проводите оплату по правилам нового статуса: с чеком самозанятого или с удержанием НДФЛ и взносов. Параметры режима берите из актуальной редакции закона.

📅 Ноябрьский платёж, который перешагнул лимит

Возьмём типичный случай, цифры условные. Студия видеомонтажа с января платит исполнителю-самозанятому по 230 000 ₽ в месяц. В карточке контрагента стоит пометка «самозанятый», к каждому акту приложен чек. Бухгалтер проводит ноябрьскую выплату так же, как десять предыдущих.

Но десять выплат уже дали 2 300 000 ₽, а одиннадцатая доводит сумму за год до 2 530 000 ₽. Это выше лимита НПД в 2,4 млн ₽, и с момента превышения исполнитель теряет право на режим. Поэтому проводка, которая в базе выглядит привычно, по закону уже устарела.

Сбой тихий: платёж прошёл, акт подписан, банк не возражает, в базе нет ни одной ошибки.

Есть и второй слой. Лимит считается по всем доходам исполнителя на НПД у всех заказчиков, а не только по вашим выплатам. Выплаты вашей компании могут составлять лишь часть суммы, остальное исполнитель набрал у других. 1С этих денег не видит и о приближении лимита предупредить не может. Узнать статус на дату платежа можно только проверкой по ИНН в сервисе ФНС.

Теперь о цене ошибки. Если на дату оплаты статус уже был потерян, а студия платила без удержаний, она отвечает как налоговый агент. Штраф по ст. 123 НК РФ составляет 20% от суммы налога, которую нужно было удержать и перечислить. Сверху пени и доначисленные страховые взносы. Расход по договору придётся доказывать по документам, оформленным под другой режим. И всё это из-за одной даты, которую никто не проверил.

🔎 Что меняется на дату смены режима

Условия самого переходного режима (кто под него подпадает, на какой срок, какие налоги платит исполнитель) задаёт закон, и ФНС уточняет их письмами. Мы их не пересказываем, чтобы статья не устарела: берите из текста НК РФ и разъяснений на дату договора. Для учёта в 1С важнее другое: от нового статуса исполнителя зависит, что должна сделать ваша компания в день оплаты.

Почему в таблице четыре строки, а не две

Исполнитель, потерявший НПД, не обязательно становится ИП. Он может продолжить работать как физлицо и не сообщить об этом: платежи идут, чеки перестают приходить, а в базе по-прежнему стоит «самозанятый». Это самая дорогая строка таблицы, потому что обязанности налогового агента у компании возникают независимо от того, сообщил исполнитель о смене или нет. Минимальный отчёт, с которого стоит начать: оплаты без прикреплённого чека за последние месяцы.

Что проверять в день оплаты

• ✓Статус исполнителя по ИНН на дату оплаты, а не на дату акта. Акт мог быть подписан в октябре, а деньги уйти в ноябре, когда режим уже другой.
• ✓Чек: сумма, дата, наименование услуги и ИНН совпадают с актом, чек не аннулирован. Исполнитель передаёт чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за получением денег.
• ✓Документ о новом режиме, если статус изменился: выписка из ЕГРИП или иное подтверждение режима.
• ✓Дата, когда этот документ попал в базу: при проверке нужно показать, когда вы узнали о смене.

🧩 Как завести статус, чтобы он жил по датам

Одной галочки «самозанятый» в карточке мало: она не знает, с какого числа действует. Нужен период. Порядок, который мы проходим в базе клиента:

1. ✓Выгрузите из справочника контрагентов всех исполнителей с признаком НПД и сверьте список с договорами за текущий год.
2. ✓По каждому ИНН проверьте статус в сервисе ФНС на дату последней оплаты. Запишите результат: дату проверки, итог, кто проверял.
3. ✓Заведите период действия статуса с датой начала и датой окончания. При смене режима старый период закрывают, а не стирают: история понадобится при проверке.
4. ✓Постройте отчёт по оплатам каждому исполнителю с начала года нарастающим итогом. Порог предупреждения ставьте заметно ниже лимита, например на 2 млн ₽: чужие доходы исполнителя вы не видите.
5. ✓Добавьте в договор пункт: исполнитель письменно сообщает о потере статуса НПД и о переходе на другой режим до следующей оплаты.
6. ✓Закрепите правило для бухгалтера: платёж выше порога проводится только после свежей проверки по ИНН.

Что записать про переходный режим

У переходного режима есть начало и конец, поэтому для базы это ещё один период со своими датами. Запишите, с какого числа и по какое он действует, на каком основании (норма закона, письмо ФНС, документ исполнителя) и какие обязанности остаются за вашей компанией. Когда срок режима подходит к концу, база должна напомнить о проверке. Иначе оплата продолжит идти по старой схеме.

⚖️ Три способа держать лимит под контролем

Если исполнителей два-три, хватит таблицы и дисциплины. Когда их несколько десятков, ручные проверки перед каждой выплатой превращаются в рутину, которую пропускают в закрытие месяца. Вариантов три.

Ручная проверка перед выплатой

Настроек не требует и ничего не стоит, пока человек помнит о проверке. Ломается в закрытие месяца, когда выплат много, а времени нет, и при смене сотрудника, который знал, кого из исполнителей нужно смотреть.

Отчёт и регламент

Один раз настраивается отчёт с порогом и датой последней проверки, бухгалтер открывает его перед платёжкой. Конфигурацию менять не нужно, поэтому обновления релиза ничего не ломают. Остаётся человеческий фактор: отчёт можно не открыть.

Доработка проведения

Это доработка 1С: документ оплаты или акт не проводится, если проверка статуса устарела или накопленный итог выше порога, а на экране появляется сообщение с причиной. Платёж вслепую не пройдёт. Цена в том, что конфигурация перестаёт быть типовой, и после каждого обновления релиза доработку нужно проверить.

Для небольшого числа исполнителей хватает отчёта с регламентом. Когда выплат много или с базой работают несколько бухгалтеров, доработка надёжнее. Настройка отчёта и доработка идут по ставке сопровождения 1С: 3800 ₽/час. Объём часов называем после просмотра базы, до начала работ.

❌ «Есть чек, значит всё в порядке» и ещё два заблуждения

Чек подтверждает, что исполнитель отразил доход на НПД. Он не доказывает, что на дату вашей оплаты режим действовал. К тому же чек можно аннулировать уже после подписания акта, и тогда ваш расход остаётся без подтверждения. Поэтому сверяйте чек по QR-коду или ссылке на сайте ФНС и храните в карточке не только сам чек, но и результат проверки по ИНН.

Второе заблуждение: статус проверили при заключении договора, значит достаточно. Договор может идти год, а режим меняется в любой его день. Проверка нужна перед оплатой, когда накопленный итог подошёл к порогу, и по расписанию, пока исполнитель далёк от лимита.

Третье: исполнитель сам скажет, если потеряет статус. Заказчику об этом сообщают не всегда, поэтому пункт об уведомлении в договоре нужен, но проверку не заменяет.

🔧 Если выплата после потери статуса уже проведена

Сначала установите дату потери статуса: по ответу сервиса ФНС, по выписке из ЕГРИП или по письменному ответу исполнителя. Затем выберите в базе все выплаты, проведённые после этой даты. Что делать с налогами и отчётностью (удержание НДФЛ, взносы, уточнённые расчёты), решает бухгалтер или налоговый консультант: ответ зависит от суммы, периода и уже сданной отчётности.

В 1С не переписывайте старые документы задним числом. Оформите исправление отдельными документами с понятной датой и основанием. Тогда при проверке видно, когда вы узнали о смене статуса и как отреагировали.

🛠 Что мы делаем в базе и сколько это стоит

Начинаем с просмотра базы: сколько исполнителей с признаком НПД, где хранится статус, как оформлены договоры и в какой программе идут выплаты, в бухгалтерии или в зарплатной. На выходе вы получаете таблицу (исполнитель, ИНН, период статуса, дата проверки, накопленная сумма за год) и перечень правок в базе.

Дальше по задаче: настраиваем период статуса и отчёт с порогом, при необходимости дорабатываем проведение. Если релиз давно не обновляли и нужных полей нет, начинаем с обновления, потому что доработку лучше ставить на актуальный релиз. Если вы только выбираете систему и знаете, что самозанятых исполнителей у вас много, закладывайте учёт статусов в проект внедрения 1С: тогда он попадёт в базу сразу, без переделок.

Работа идёт по ставке сопровождения 1С: 3800 ₽/час. Часы и сумму называем до начала, после просмотра базы. Налоговые выводы вроде того, какой режим у конкретного исполнителя и как поступить в спорном случае, остаются за вашим бухгалтером или налоговым консультантом. Мы настраиваем так, чтобы любое их решение отражалось в базе по датам.

Проверить, где вы сейчас, можно за минуту: откройте карточку любого исполнителя-самозанятого. Если там только галочка без дат и без записи о проверке, проверка статуса ещё впереди.

❓ Частые вопросы

Что делать в 1С, если самозанятый превысил лимит 2,4 млн ₽?

Проверьте статус исполнителя по ИНН в сервисе ФНС на дату оплаты и закройте в карточке период НПД с датой окончания. Дальше действуйте по новому статусу: для ИП платите без удержаний, для физлица удерживайте НДФЛ и начисляйте взносы как налоговый агент. Подтверждающие документы сохраните в базе.

Видит ли 1С, что у исполнителя закончился лимит НПД?

Нет, 1С видит только ваши выплаты, а лимит считается по доходам исполнителя у всех заказчиков. Поэтому программа не знает, когда исполнитель превысил 2,4 млн ₽. Остаются два способа: проверять статус по ИНН в сервисе ФНС перед выплатой и ставить порог предупреждения ниже лимита.

Какой штраф грозит компании за выплату без удержания НДФЛ после потери статуса?

Компания отвечает как налоговый агент. Штраф по статье 123 НК РФ составляет 20% от суммы налога, которую нужно было удержать и перечислить. Дополнительно начисляются пени и страховые взносы. Точный расчёт по вашему случаю делает бухгалтер или налоговый консультант: он зависит от даты потери статуса и суммы выплат.

Сколько стоит настроить учёт самозанятых в 1С?

Работа идёт по ставке сопровождения 1С: 3800 ₽ в час. Сколько часов нужно, зависит от числа исполнителей, конфигурации и от того, нужна ли доработка проведения. Объём и сумму мы называем после просмотра базы, до начала работ, поэтому неожиданных счетов не будет.

Нужно ли проверять чек самозанятого, если он есть?

Да. Сверьте сумму, дату, наименование услуги и ИНН в чеке с актом и убедитесь, что чек не аннулирован: проверить можно по ссылке или QR-коду на сайте ФНС. Чек не доказывает, что режим действовал на дату оплаты, поэтому статус по ИНН проверяйте отдельно и результат храните в карточке.