Прослеживаемость фармсырья в 1С: все партии с проблемной серией одним отчётом

Прослеживаемость фармацевтического сырья в 1С держится на одной связке: серия сырья от поставщика, партия выпуска, в которой её использовали, и отгрузка этой партии покупателю. Когда все три звена записаны в учёте, претензия к серии сырья превращается в один отчёт со списком затронутых партий и клиентов. Когда связи нет, это ручная сверка журналов.

🔎 пятница, 17:40: поставщик пишет про серию субстанции

Собирательная сцена, знакомая многим фармпроизводствам. В пятницу вечером поставщик присылает письмо: к одной серии субстанции появились вопросы по качеству, просьба проверить, где она использована. Руководитель службы качества открывает 1С и находит приход с номером серии. Дальше нить обрывается.

Кладовщик выдавал сырьё в цех по номенклатуре, без указания серии, но на складе лежали остатки трёх серий. Технолог писал номер серии в комментарий к заданию, причём в одном случае «ПС-117», в другом «ПС117/А». Отгрузки связаны с партиями выпуска только датой. Поэтому ответить поставщику можно единственным способом: поднять бумажные журналы за несколько месяцев и сверять их руками.

Но у вопроса есть срок, а у цеха есть план. Пока партии не найдены, готовую продукцию из подозрительного периода придерживают целиком, вместе с безопасными партиями, потому что отделить их нечем. Клиенты ждут отгрузки, служба качества и бухгалтерия сверяют журналы в выходные, а если связь так и не находится, под сомнением остаётся весь выпуск, где эта серия могла участвовать. Это простой, сорванные поставки и разговор с клиентом, который узнаёт о проблеме от вас позже, чем хотелось бы.

🏷 два заблуждения, из-за которых цепочки нет

Первое: «У нас маркировка, код на пачке всё показывает». Код говорит, какая это пачка готового препарата и куда она ушла. Из какой серии субстанции сделана партия, он не знает. Эту связку хранит только внутренний учёт предприятия, и обычно её там нет.

Второе: «Серии в 1С включены, значит прослеживаемость есть». Учёт по сериям фиксирует остатки. Он не заставит кладовщика указать серию при выдаче в цех и не остановит списание сырья, которое ещё лежит в карантине. Серия в базе есть, цепочки нет.

⛓ цепочка из шести звеньев: что должно быть связано в учёте

Прослеживаемость в обе стороны собирается из шести записей. Если выпала одна, отчёт строится с дырой.

1. ✓Приёмка: номер серии поставщика, срок годности и номер сертификата анализа вводятся в документ поступления, а не в комментарий.
2. ✓Карантин: серия получает статус «на проверке» и недоступна для выдачи в цех, пока служба качества не решит, годна ли она.
3. ✓Выдача в производство: сырьё списывается строго по конкретной серии, документ без серии не проводится.
4. ✓Выпуск: партия готовой продукции хранит ссылку на серии сырья, из которых её сделали.
5. ✓Отгрузка: накладная привязана к партии выпуска, а не к дате.
6. ✓Отчёт: по любой серии сырья видны все партии выпуска, остатки и покупатели, а по любой партии продукции видны серии сырья.

Последний пункт и есть то, ради чего всё затевается. Проверка простая: возьмите серию, которая пришла три месяца назад, и попробуйте получить её путь до покупателя без бумажных журналов. Если не вышло, найдите в списке первое звено, которого в базе нет.

назад и вперёд: два вопроса, на которые отвечает цепочка

Назад: клиент жалуется на партию готового препарата. Нужно быстро узнать, какие серии сырья в неё вошли, от каких поставщиков и с какими результатами входного контроля. Вперёд: поставщик предупреждает о серии сырья. Нужно найти все партии выпуска, где её использовали, и по ним всех покупателей. Это два разных отчёта по одним и тем же данным. Если данные записаны правильно, второй отчёт не требует дополнительной работы.

четыре места, где цепочка рвётся чаще всего

• ✓внутреннее перемещение между складами: серию указали при приходе и потеряли при перемещении;
• ✓фасовка и переупаковка: из одной серии делают несколько мелких тар, и новые единицы остаются без серии;
• ✓возврат остатков из цеха на склад: сырьё возвращается как «просто номенклатура»;
• ✓начальные остатки: при запуске базы их ввели одной строкой без серий, и всё старое сырьё стало безымянным.

Последний пункт самый коварный. Он проявляется через месяцы: в цех уходит сырьё с начальных остатков, а в отчёте по серии пустота.

⚖ три способа вести учёт: что получаете и где он ломается

На практике компании выбирают из трёх вариантов, четвёртый нужен тем, кто сырьё только продаёт. Сравнение по тому, что важно в день претензии.

Времени на поиск в таблице нет намеренно: оно зависит от числа серий, складов и дисциплины записи. Свой случай проверяет тот самый тест с серией трёхмесячной давности.

🛠 что настраивается, а что дорабатывается

настраивается в типовой конфигурации

Учёт по сериям, сроки годности, партионный учёт, привязка серии к документам поступления и реализации входят в базовые возможности типовых решений. Если есть производство, основой служит внедрение 1С:ERP. Дистрибуторам сырья без производства обычно хватает 1С:Управления торговлей. Какие возможности есть в вашей редакции и версии, выясняется на обследовании до начала работ.

что приходится дорабатывать

• ✓запрет выдачи в цех серии со статусом «на проверке»;
• ✓поле номера сертификата анализа в приходе с проверкой, что оно заполнено;
• ✓отчёт «где использована серия» с выходом на покупателей и обратный отчёт по партии продукции;
• ✓обязательное указание серии при выдаче в производство.

Это задачи для доработки 1С: правила проведения документов и один-два отчёта. Переписывать конфигурацию не нужно.

🔄 поддержка: что молча ломается после обновления релиза

Доработанный запрет на выдачу из карантина живёт поверх типовой конфигурации. Выходит новый релиз, типовой документ выдачи в производство меняется, и запрет перестаёт срабатывать. Окна с красным текстом нет, база работает как обычно. Заметят это при следующей претензии.

Поэтому в сопровождение закладывают контрольный сценарий. После каждого обновления 1С на копии базы проходят две проверки: выдача серии со статусом «на проверке» должна не пройти, а отчёт по серии должен собрать все партии выпуска и всех покупателей. Если одна проверка не прошла, доработку правят до того, как релиз попадёт в рабочую базу. Работа идёт по часам: сопровождение 1С и сисадмин стоят 3800 руб/час. Если клиент или регулятор поменяют требования к данным о сырье, отчёт перестраивается отдельной задачей, а не заменой всей схемы учёта.

💼 как это делаем мы и сколько это стоит

Работа начинается не с обсуждения требований, а с вашей реальной серии. Мы берём серию сырья, которая приходила несколько месяцев назад, и проходим её путь по базе до покупателя. Результат первого этапа: схема, где цепочка рвётся и почему, на языке ваших документов и складов.

1. ✓Обследование базы: какая конфигурация и версия, включены ли серии, какие документы заполняются по факту.
2. ✓Настройка: серии, сроки годности, статусы, обязательность серии при выдаче.
3. ✓Доработка: запрет выдачи из карантина, номер сертификата анализа, отчёты «вперёд» и «назад».
4. ✓Обучение кладовщиков и службы качества на документах вашей базы.
5. ✓Контрольный прогон: та же серия, тот же маршрут, но теперь одним отчётом.

Стоимость настройки и доработки считаем по списку работ после обследования: назвать цифру, не видя базы, значит назвать случайную. Часы сопровождения и администрирования идут по ставке 3800 руб/час, по ней же оплачивается проверка после обновлений. Как устроен весь процесс, описано на странице внедрение 1С.

❓ Частые вопросы

Нужна ли отдельная система для прослеживаемости сырья или хватит 1С?

Для малого и среднего производства обычно хватает 1С:ERP или 1С:Управления торговлей с настроенными сериями и небольшой доработкой. Отдельная система нужна, когда есть специфика, которую 1С не закрывает. Это выясняется на обследовании: мы проверяем, какие звенья цепочки уже есть в вашей базе, а каких нет.

Достаточно ли включить учёт по сериям в 1С для прослеживаемости сырья?

Нет. Учёт по сериям фиксирует остатки и движения, но не требует указывать серию при выдаче в цех и не блокирует списание из карантина. Нужны обязательность серии в документах, статусы качества и отчёт, который связывает серию сырья с партиями выпуска и отгрузками покупателям.

Что делать, если начальные остатки сырья вводили без серий?

Провести инвентаризацию: по документам поставщика и маркировке на таре определить серию каждой единицы и оформить корректировку остатков с сериями. Начинают с сырья, которое чаще всего уходит в производство. Пока остатки безымянные, каждая выдача такого сырья в цех создаёт дырку в цепочке.

Как обновление 1С влияет на доработки по прослеживаемости?

Обновление типовой конфигурации может изменить документы, на которые опираются запреты и отчёты, и доработка перестанет срабатывать без видимых ошибок. Поэтому после каждого обновления на копии базы проверяют два сценария: блокировку выдачи из карантина и отчёт по серии. Только после этого релиз ставят в рабочую базу.

Сколько стоит настроить и поддерживать прослеживаемость сырья в 1С?

Сопровождение 1С и услуги сисадмина стоят 3800 руб/час. Стоимость настройки и доработки зависит от конфигурации, числа складов и состояния учёта, поэтому мы называем её после обследования базы, по списку конкретных работ, а не по усреднённому прайсу. Первый шаг — разбор вашей реальной серии по базе.