Клиентские лицензии 1С: как рассчитать рабочие места

Количество клиентских лицензий 1С считают не по штату компании, а по числу сотрудников, которые заходят в базу одновременно в пиковый час — при закрытии месяца, инвентаризации или сдаче отчётности. Берут максимальную одновременную нагрузку и добавляют запас 10-15% на новых сотрудников и подмену. Ошибка в эту сторону обходится дешевле, чем ошибка в другую.

Какие лицензии нужны для 1С: клиентские и конкурентные

1С продаёт два принципиально разных типа лицензий, и путаница между ними — источник половины ошибок в расчёте рабочих мест.

Клиентская лицензия привязывается либо к USB-ключу, либо к программному ключу на конкретном компьютере или пользователе. Её покупают комплектами — на 1, 5, 10, 20, 50, 100 пользователей — и она даёт право установить и запустить программу на этом числе рабочих мест одновременно, независимо от того, работает сотрудник в эту секунду или нет.

Конкурентная (серверная) лицензия работает иначе: она считает не установленные копии программы, а количество одновременных сеансов на сервере 1С. Если в компании 60 сотрудников заходят в базу через терминальный сервер или веб-клиент, а одновременно работают максимум 25 из них, конкурентной лицензии на 25 подключений хватит на всех 60 — потому что бухгалтер, ушедший на обед, освобождает своё место для менеджера склада.

Толстый клиент, тонкий клиент, веб-клиент — лицензия считается одинаково

Способ подключения к базе — толстый клиент, тонкий клиент или браузер — не влияет на расчёт: каждый открытый сеанс, включая веб-клиент с телефона, занимает одно место независимо от того, как сотрудник зашёл в программу. Это частая причина путаницы у компаний, которые разрешили заходить в базу с личных ноутбуков «проверить остатки» — по факту это такой же сеанс, как рабочее место в офисе, и он расходует ту же лицензию.

Формула расчёта: пиковая нагрузка, а не штат

Посчитайте максимальное число сотрудников, одновременно открывших базу за последние 2-3 месяца, включая закрытие периода и сдачу отчётности, — это и есть пиковая нагрузка. К ней прибавьте запас 10-15% на рост штата и подмену заболевших. Журнал регистрации (Администрирование → Журнал регистрации) хранит историю входов и выходов, по нему пиковую нагрузку видно без сторонних инструментов — достаточно отфильтровать события «Сеанс: начало» по дням и часам за квартал.

Почему возникает нехватка лицензий на рабочих местах

В компании на 35 человек бухгалтерия купила лицензии 1С на 20 пользователей ещё в 2021 году — тогда в базе одновременно работали максимум 15 сотрудников. За три года штат вырос, добавился отдел продаж, склад перешёл на учёт в той же базе, а лицензии никто не пересчитывал. 30 числа каждого месяца, когда бухгалтерия закрывает период, а менеджеры одновременно выгружают отчёты для директора, база выдаёт «Превышено количество сеансов» — и часть сотрудников физически не может войти.

Но дело не только в росте штата. Лицензии почти всегда считают по факту установки программы на компьютер, а не по факту одновременного входа в базу — а это разные цифры. Отдел, который заходит в 1С раз в неделю для сверки остатков, занимает лицензию наравне с бухгалтером, который сидит в программе восемь часов подряд. Поэтому формальный расчёт «один сотрудник — одна лицензия» почти всегда даёт избыток в обычные дни и дефицит в пиковые.

У розничных сетей похожая проблема выглядит иначе: если пять торговых точек подключены к одной базе, а лицензии считали по числу касс на момент открытия первого магазина, каждая новая точка добавляет сеансы, о которых никто не вспоминал при расширении. К открытию четвёртого магазина лимит лицензий превышен почти постоянно, а не только в пиковые дни.

Заблокированный вход в разгар закрытия периода — не мелочь. Бухгалтер, который не может зайти в базу 30 числа, сдаёт отчётность с опозданием, а опоздание с отчётом в ФНС — это уже штраф, а не абстрактный риск. В рознице то же самое выглядит иначе: кассир не может открыть смену, потому что все лицензии заняты офисом, и магазин теряет выручку каждую минуту простоя.

Как исправить нехватку лицензий: пересчёт и докупка

Первый шаг — не покупка новых лицензий, а аудит того, что уже есть. Выгрузите из журнала регистрации количество уникальных активных сеансов по часам за последние 2-3 месяца и найдите реальный пик, а не предполагаемый. Часто выясняется, что пиковая нагрузка на 20-30% ниже, чем купленный комплект лицензий, — а проблема не в нехватке, а в том, что часть сотрудников работает через устаревшие клиенты, которые держат сеанс открытым сутками и блокируют лицензию впустую.

• ✓Выгрузите журнал регистрации за 2-3 месяца и отфильтруйте события начала и завершения сеансов.
• ✓Сгруппируйте сеансы по часам и найдите день с максимальным одновременным количеством подключений.
• ✓Проверьте, нет ли зависших сеансов, которые сотрудники не закрыли корректно и которые держат лицензию без надобности.
• ✓Сравните полученный пик с количеством купленных лицензий и рассчитайте разницу с запасом 10-15%.

Если аудит подтвердил реальный дефицит, есть три рабочих варианта. Докупить клиентские лицензии под новый пик — самый быстрый путь, но он привязывает компанию к разовому платежу и фиксированному числу мест. Перейти на конкурентные лицензии через терминальный сервер или веб-клиент — вариант для компаний, где сотрудники заходят в базу посменно или не весь день. Взять лицензии в аренду вместо покупки — от 1100 руб/мес за место, без разовых вложений, с возможностью увеличивать или сокращать число мест под сезонность склада или отчётный период.

Если переход на конкурентные лицензии требует настройки терминального доступа, разграничения прав по ролям или доработки регламентных заданий под многопользовательский режим, эту часть обычно закрывает доработка 1С — самостоятельно перестроить схему доступа без ошибок в правах сложно.

Что делать, если нехватка лицензий повторяется каждый месяц

Если разовая докупка не помогает и лимит сеансов упирается в потолок снова через несколько месяцев, проблема не в количестве лицензий, а в том, как компания их считает. Разовый аудит фиксирует пик на одну дату, а бизнес меняется быстрее: открылся новый отдел, наняли сезонных сотрудников на склад, добавили удалённых менеджеров. Нужен не пересчёт раз в год, а постоянный контроль сеансов.

Консоль кластера серверов 1С показывает список активных сеансов в реальном времени и позволяет закрывать зависшие подключения без перезапуска базы. Если этим никто не занимается регулярно, зависшие сеансы копятся месяцами и создают иллюзию нехватки лицензий там, где реальный пик давно не менялся.

Здесь помогает перенос базы на выделенный сервер с централизованным управлением сеансами — от 3300 руб/мес за сервер под 1С — вместо локальных установок на компьютерах бухгалтерии и склада порознь. Сервер даёт единую точку контроля: администратор видит все активные сеансы и может закрывать зависшие подключения, которые держат лицензию, но не используются. Регулярный контроль обычно берёт на себя сопровождение 1С и системное администрирование — от 3800 руб/час, — с ежемесячной проверкой числа сеансов до того, как компания упрётся в лимит в разгар отчётного периода.

Как предотвратить дефицит лицензий при росте компании

Дешевле предусмотреть нехватку лицензий заранее, чем закрывать её в моменте. Свяжите закупку лицензий с планом найма: если отдел кадров планирует нанять пять человек в отдел продаж в следующем квартале, лицензии закладывают в бюджет вместе с рабочими местами, а не постфактум, когда новые сотрудники уже не могут войти в базу. Раз в квартал сверяйте пиковую нагрузку по журналу регистрации с фактическим количеством купленных лицензий — это 20 минут работы администратора, которые экономят простой в отчётный период.

Для малого и среднего бизнеса в Москве, где штат меняется быстрее, чем в крупной компании с длинным циклом бюджетирования, разумнее закладывать расчёт лицензий в чек-лист найма: HR сообщает о новой вакансии, IT проверяет текущий запас лицензий и при необходимости докупает места или расширяет аренду. Так дефицит не превращается в аврал 30 числа, а закрывается за неделю до выхода нового сотрудника.

При масштабировании учёта — переходе на 1С:ERP или 1С:Управление торговлей — количество одновременных пользователей обычно растёт скачком: в учёт включаются склад, логистика, отдел продаж, которые раньше вели данные в Excel. Расчёт лицензий закладывают на этапе проектирования внедрения 1С, а не после запуска, когда переделывать схему доступа приходится на живой базе. То же касается перехода на новую версию конфигурации: при обновлении 1С проверяйте совместимость текущих лицензий с новым релизом заранее — иногда меняются минимальные требования к серверу лицензирования, и это стоит сверить с официальными системными требованиями 1С до, а не после обновления.

❓ Частые вопросы

Как посчитать, сколько лицензий 1С нужно компании?

Возьмите максимальное число сотрудников, одновременно работающих в базе 1С в пиковый час — обычно это закрытие месяца или сдача отчётности. К этой цифре добавьте запас 10-15% на новых сотрудников и подмену. Реальный пик виден в журнале регистрации 1С за 2-3 месяца.

Чем клиентская лицензия отличается от конкурентной?

Клиентская лицензия даёт право установить программу на определённое число компьютеров или пользователей независимо от того, работают они сейчас или нет. Конкурентная лицензия считает только одновременные сеансы на сервере 1С, поэтому один комплект может обслуживать больше сотрудников при посменной работе.

Что делать, если 1С пишет «Превышено количество сеансов»?

Сначала проверьте журнал регистрации на зависшие сеансы, которые держат лицензию впустую — их можно закрыть вручную. Если реальных пользователей действительно больше купленных лицензий, докупите недостающие места или перейдите на конкурентные лицензии с терминальным доступом.

Выгоднее купить лицензии 1С или взять в аренду?

Покупка выгодна при стабильном штате на несколько лет вперёд. Аренда, от 1100 руб/мес за место, удобнее при росте компании или сезонных колебаниях — можно увеличивать и сокращать число мест без разовых вложений в лицензии.

Нужно ли пересчитывать лицензии при обновлении 1С?

Да, перед обновлением стоит сверить количество и тип лицензий с новым релизом — иногда меняются требования к серверу лицензирования. Проверка системных требований до обновления экономит время на устранение ошибок доступа после установки новой версии.