«А1 Дистрибьюшн» вдвое ускорила инвентаризацию склада упаковки на 1С

«1С-Рарус» перевела инвентаризацию упаковки на складе «А1 Дистрибьюшн» с бумажных описей на мобильный учёт по терминалам сбора данных, синхронизированным с 1С в реальном времени. Пересчёт склада стал занимать вдвое меньше времени: кладовщики сканируют паллеты по штрихкодам, а расхождения система показывает сразу, а не после ручной сверки бланков с базой.

склад, где инвентаризация съедала выходные

«А1 Дистрибьюшн» выпускает упаковку для пищевых и непищевых производств — гофрокороб, стрейч-плёнку, этикетку. На складе готовой продукции лежат сотни позиций, похожих друг на друга: рулоны плёнки одной ширины, но разной плотности, паллеты картона под разные заказы, отличающиеся только размером клапана. Раз в месяц, перед закрытием периода, кладовщики выходили считать остатки в выходные — обходили ряды с бумажными бланками, переписывали номера партий, потом сдавали бланки в бухгалтерию. Там данные вручную сверяли с остатками в 1С, и если находили расхождение хотя бы в одной позиции, пересчитывали весь ряд заново: понять, где именно ошиблись при переписывании от руки, было невозможно.

«А1 Дистрибьюшн» не торгует упаковкой со стороны — плёнка и картон со склада готовой продукции идут по заказам с конкретной датой отгрузки. Когда остаток в 1С не совпадает с реальностью, страдает не только склад: менеджер обещает клиенту отгрузку, которую нечем закрыть, а соседний цех может ждать полуфабрикат, который на бумаге числится, а физически лежит не на той паллете.

Ошибка в подсчёте плёнки или картона стоит дороже, чем кажется на бумаге. Если в базе числится остаток, которого на складе уже нет, отдел продаж обещает отгрузку, а по факту материала не хватает — упаковку под срочный заказ докупают по завышенной цене или переносят отгрузку. Если, наоборот, остаток занижен, закупщик заказывает то, что и так лежит в дальнем углу склада, и деньги замораживаются в лишнем товаре. Плюс сверхурочные кладовщикам за работу в выходные — каждый месяц.

почему ручной пересчёт занимал вдвое больше времени, чем должен

Дело не в лени кладовщиков — дело в количестве операций на одну позицию. Ручная инвентаризация на бумаге — это найти позицию на стеллаже, прочитать артикул, переписать его и количество в бланк, потом ещё раз перенести те же цифры в Excel или напрямую в 1С. Каждый шаг — источник опечатки: переставленная цифра в номере партии, срисованное «6» вместо «8» в темноте склада. А похожие по внешнему виду рулоны плёнки только усложняют задачу — на глаз тридцатимикронную плёнку от тридцатипятимикронной кладовщик не отличит, надо смотреть маркировку на торце рулона.

Пока данные лежат на бумаге, расхождение находят не в момент пересчёта, а на следующий день, когда бухгалтер сверяет бланки с базой. К этому моменту кладовщики, которые считали конкретный ряд, уже заняты другой работой, и разбираться, где именно закралась ошибка, приходится по памяти.

заблуждение: терминалы сбора данных ускоряют счёт сами по себе

На складах часто считают, что достаточно купить терминалы сбора данных — и пересчёт ускорится сам собой. На практике устройство просто быстрее ручки, но если у рулона плёнки в 1С нет штрихкода, а единицы хранения не описаны так, чтобы их можно было отсканировать, кладовщик всё равно введёт артикул вручную — только с экрана терминала вместо бумажного бланка. Ускорение в кейсе «А1 Дистрибьюшн» дала не покупка оборудования сама по себе, а связка: доработанная номенклатура со штрихкодами плюс прямой обмен данными с 1С без промежуточных файлов. Пропустить доработку базы и просто выдать кладовщикам терминалы — значит сократить время пересчёта на доли, а не вдвое: экономия уйдёт на новый способ вбивать те же данные руками.

что сделали: мобильный учёт вместо бумажных бланков

«1С-Рарус» перевела пересчёт на терминалы сбора данных, работающие в связке с учётной системой на 1С. Кладовщик сканирует штрихкод паллеты или рулона — терминал сразу показывает, что должно лежать на этом месте по данным базы, и просит подтвердить фактическое количество. Если план и факт расходятся, расхождение подсвечивается на экране терминала в момент пересчёта, а не через день в бухгалтерии. Данные попадают в 1С сразу, без промежуточного Excel и без повторного набора цифр вручную.

Раньше данные из внешних систем попадали в 1С пакетами — ночной выгрузкой раз в сутки. Для инвентаризации это означало разрыв: кладовщик посчитал склад утром, а расхождение бухгалтерия видела только на следующий день. При прямой интеграции терминал пишет в базу так же, как обычный документ 1С — сразу, в момент операции.

Чтобы это заработало, номенклатуру упаковки в базе пришлось довести до нужного вида — задать штрихкоды для рулонов и паллет, которые раньше идентифицировали по описанию на бумаге. Это уже не настройка «из коробки», а доработка 1С под конкретный ассортимент: у типовой конфигурации нет штрихкодов под рулоны переменной длины и партии с разной плотностью плёнки.

как прошёл проект по шагам

1. ✓обследовали склад и выделили зоны с похожими по описанию позициями;
2. ✓донастроили номенклатуру и присвоили штрихкоды рулонам и паллетам;
3. ✓обучили кладовщиков работать с терминалами на одном тестовом участке;
4. ✓провели контрольную инвентаризацию участка и сверили расхождения;
5. ✓перевели на новую схему весь склад готовой продукции.

результат: пересчёт склада за половину прежнего времени

Инвентаризация склада «А1 Дистрибьюшн» стала занимать вдвое меньше времени. Кладовщикам не нужно выходить в выходные и переписывать бланки — пересчёт укладывается в рабочую смену. Расхождения видно сразу на экране терминала, поэтому нет необходимости пересчитывать весь ряд заново из-за одной ошибки в номере партии. Бухгалтерия получает готовые данные в 1С без ручной сверки бланков.

Экономия не сводится к паре часов кладовщика. Склад закрывается для пересчёта на меньший срок — значит меньше упущенных отгрузок в те дни, когда фактически работа с товаром стоит, а заказы копятся.

как понять, что склад готов к мобильному учёту

Прежде чем звать интегратора, стоит проверить несколько вещей самостоятельно — часть работы обычно можно сделать силами штатного администратора 1С, а доработку оставить на профильную команду.

• ✓у ключевых позиций склада есть уникальный артикул, а не только текстовое описание;
• ✓единицы хранения в 1С совпадают с тем, как товар физически лежит на складе — паллета, рулон, коробка;
• ✓склад работает в актуальной версии 1С, а не в конфигурации, которую не обновляли пару лет;
• ✓у сотрудников есть мобильные терминалы или бюджет на их аренду и подключение.

Если хотя бы два пункта из списка не выполняются, начинать проект стоит не с закупки оборудования, а с ревизии базы — иначе результат будет как у половины складов, которые купили терминалы и не получили ускорения.

как ещё считают склады упаковки: сравнение методов

У инвентаризации упаковки обычно один из четырёх сценариев — от бумажного бланка до терминала, интегрированного напрямую в 1С. Разница между ними не в марке оборудования, а в том, где теряется время и на каком этапе находят ошибку.

кому подходит и с чего начинать внедрение

Схема подходит любому складу, где номенклатура считается партиями или рулонами и визуально похожие позиции путают при ручном пересчёте — это касается не только упаковки, но и текстиля, метизов, стройматериалов. Отправная точка — не покупка терминалов, а ревизия того, как склад описан в 1С: если у позиций нет штрихкодов или единиц хранения, под которые можно сканировать, начинать нужно с доработки базы, а не с оборудования.

Если склад — часть чисто торгового учёта, обычно достаточно 1С:Управление торговлей. Если отгрузка со склада тянет за собой планирование закупки сырья, как в производстве упаковки, чаще нужен 1С:ERP — он держит склад, производство и заказы в одной базе, и мобильный пересчёт сразу отражается на планировании закупки материала.

Мы в UKVED занимаемся именно этим — внедрением 1С для склада и производства, включая доработку номенклатуры и штрихкодирования под мобильный учёт. Стоимость работ по доработке считаем по факту объёма, а сопровождение и часы специалиста после запуска — от 3800 руб/час. Если база давно не обновлялась, до интеграции с терминалами стоит проверить и обновление 1С — старые релизы иногда просто не поддерживают нужные механизмы обмена с ТСД.

❓ Частые вопросы

Что именно внедрили на складе «А1 Дистрибьюшн»?

Мобильный учёт на терминалах сбора данных, интегрированных напрямую с 1С: кладовщик сканирует штрихкод паллеты или рулона, система сверяет остаток с базой и сразу показывает расхождение — без промежуточных бланков, Excel и повторного набора цифр вручную, как раньше делали на бумаге.

Почему просто купить терминалы сбора данных недостаточно?

Без штрихкодов и настроенной номенклатуры в 1С терминал не ускорит счёт — кладовщик всё равно будет вводить артикул вручную, только с экрана вместо бумаги. Сначала нужна доработка базы под конкретный ассортимент, и только потом оборудование даёт эффект, а не сама покупка устройств.

Какая конфигурация 1С нужна для мобильной инвентаризации на складе упаковки?

Зависит от того, связан ли склад с производством. Для чисто торгового учёта обычно достаточно 1С:Управление торговлей. Если отгрузка со склада тянет за собой планирование закупки сырья, как на производстве упаковки, чаще нужен 1С:ERP с единой базой склада, производства и заказов.

Сколько времени занимает подобный проект?

Срок зависит от количества номенклатурных позиций и того, насколько база 1С уже готова к штрихкодированию. Проект «А1 Дистрибьюшн» прошёл обследование склада, доработку номенклатуры, обучение кладовщиков и тестовую инвентаризацию участка перед запуском на весь склад — обычно это несколько недель.

Сколько стоит доработка 1С под мобильный учёт склада?

Стоимость считают по объёму доработки — количеству позиций, которым нужны штрихкоды, и сложности интеграции с терминалами. Сопровождение и часы специалиста после запуска в UKVED стоят от 3800 руб/час; точную оценку дают после аудита конкретной базы клиента.